Optimalisasi Pelayanan Pemerintah Desa Guminingrejo Melalui Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat berbasis Website

Masruroh Masruroh; Meylani Putri  Nuhti; Roihatul  Jannah; Adhistya Harisda; M. Kharis Rizki  Mubarok; Muhammad Hibban Ulin Nuha

doi:10.31294/abditeknika.v5i1.5390

Authors

Masruroh Universitas Islam Lamongan
Meylani Putri Nuhti Universitas Islam Lamongan
Roihatul Jannah Universitas Islam Lamongan
Adhistya Harisda Universitas Islam Lamongan
M. Kharis Rizki Mubarok Universitas Islam Lamongan
Muhammad Hibban Ulin Nuha Universitas Islam Lamongan

DOI:

https://doi.org/10.31294/abditeknika.v5i1.5390

Keywords:

Optimalisasi pelayanan, Desa, Website sistem pengarsipan

Abstract

Kegiatan pengabdian masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan masyarakat di Desa Guminingrejo Tikung Lamongan melalui pengembangan sistem pengarsipan surat berbasis website. Proses pengarsipan manual saat ini menghadapi berbagai masalah seperti kesulitan pencarian dokumen, kerusakan fisik arsip, dan risiko kehilangan dokumen. Sistem pengarsipan berbasis website yang dikembangkan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip surat dengan cara digitalisasi, mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen, serta mengurangi risiko kerusakan dan kehilangan. Kegiatan pengabdian masyarakat ini dilakukan dalam tiga tahap yaitu persiapan, pelaksanan, dan evaluasi. Analisis kebutuhan dan perancangan desain sistem dilakukan dalam tahap persiapan. Tahapan pelaksanaan dimulai dengan implementasi sistem dan pengujian sistem serta pendampingan penggunaan website kepada perangkat desa. Tahap evaluasi dilakukan dengan mengukur usability sistem pengarsipan berbasis website yang sudah dikembangkan. Pengukuran dilakukan menggunakan System Usability Scale (SUS) dalam bentuk kuesioner yang diberikan kepada peserta pendampingan yang berjumlah 5 orang. Dari kegiatan pengabdian masyarakat ini telah dihasilkan sebuah sistem pengarsipan surat berbasis website dengan penilaian SUS sebesar 64,5 yang masuk dalam kriteria Accetability Range Marginal High dengan grade D dan adjective rating Good.

This community service activity aims to improve community services in Guminingrej Village Tikung Lamongan through developing a website-based letter archiving system. The current manual archiving process faces various problems such as difficulty finding documents, physical damage to archives, and the risk of document loss. The website-based archiving system developed aims to increase the efficiency and effectiveness of mail archive management by digitizing it, making it easier to search and manage documents, and reducing the risk of damage and loss. This community service activity is carried out in three stages, namely preparation, implementation and evaluation. Requirements analysis and system design are carried out in the preparation stage. The implementation stage begins with system implementation and system testing as well as assistance in using the website to village officials. The evaluation stage is carried out by measuring the usability of the website-based archiving system that has been developed. Measurements were carried out using the System Usability Scale (SUS) in the form of a questionnaire given to 5 mentoring participants. From this community service activity, a website-based letter filing system has been produced with an SUS rating of 64.5 which is included in the Accetability Range Marginal High criteria with grade D and adjective rating Good.

References

Agarina, Melda, Sutedi Sutedi, Arman Suryadi Karim, and Ochi Marshella. 2024. “Pelatihan Peningkatan Pelayanan Administrasi Desa Melalui E-Arsip Berbasis Website Pada Kantor Desa Merambung Kecamatan Tanjung Raja.” NEAR: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat 3(2): 135–41. doi:10.32877/nr.v3i2.1323.

Airlangga, Primaadi, Harianto Harianto, and R Abdullah Hammami. 2020. “Pembuatan Dan Pelatihan Pengoperasian Website Desa Agrowisata Gondangmanis.” Jurnal Pengabdian Masyarakat Bidang Informatika 1(1): 9–12. https://ejournal.unwaha.ac.id/index.php/abdimas_if/article/view/1046.

Akib, K. 2023. “Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik.” Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat … 3(2): 1981–83.

Anisykurlillah, Indah, Siti Ridloah, and Siti Nurindah Sari. 2024. “Penguatan Manajemen Arsip Desa Majegan Untuk Mendukung Pelayanan Prima.” 5(3): 1142–50.

Fredy, Julian, and Rika Harman. 2021. “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Stok Barang Pada Gudang Pt Bank Negara Indonesia Persero (Tbk).” Jurnal Comasie 05(02): 81–89.

Gunanto, Ari, and Endah Sudarmilah. 2020. “Pengembangan Website E-Arsip Di Kantor Kelurahan Pabelan.” Emitor: Jurnal Teknik Elektro 20(2): 90–96. doi:10.23917/emitor.v20i02.10976.

Kurniawan, t bayu, and Syarifuddin. 2020. “Perancangan Sistem Aplikasi Pemesanan Makanan Dan Minuman Pada Cafetaria NO Caffe Di TAnjung Balai Karimun Menggunakan Bahasa Pemrograman PHP Dan MySQL.” Jurnal Tikar 1(2): 192–206. https://ejurnal.universitaskarimun.ac.id/index.php/teknik_informatika/article/download/153/121.

Kuswantoro, A, H N Purasani, and ... 2023. “-Praktik Elektronik Arsip Pembelajaran Bagi Siswa Jurusan Administrasi Perkantoran SMK Pelita Nusantara 1 Semarang:-.” Jurnal Pengabdian … 4(4): 3454–60. http://ejournal.sisfokomtek.org/index.php/jpkm/article/view/1818%0Ahttp://ejournal.sisfokomtek.org/index.php/jpkm/article/download/1818/1290.

Lolytasari, Lolytasari, and Ardela Dirsanala. 2023. “Digitalisasi Arsip Dalam Mendukung Pelaksanaan E-Government.” Shaut Al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi 15(1): 18–30. doi:10.37108/shaut.v15i1.963.

Maulana, Fredy Rizqi, Mohammad Faisol, and Eva Zuraidah. 2021. “JPM: Jurnal Pengabdian Masyrakat Aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Masyarakat Rukun Tetangga 02 Kelurahan Kalibaru berbasis Website." JPM: Jurnal Pengabdian Masyrakat 2(1): 14–21.

Nopita, Melinda, Susan Dian Purnamasari, and Helda Yudiastuti. 2022. “Evaluasi Usability Website SMA PGRI 2 Palembang Menggunakan System Usability Scale (SUS).” Jurnal Mantik 6(3): 3299–3307.

Nur Azis, Ibnu, Mohamad Indra, and M Khoirusofi. 2023. “Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Pada CV Asli Satia Persada Berbasis Web Menggunakan Metode Prototype.” Biner: Jurnal Ilmu Komputer , Teknik dan Multimedia 1(2): 320–31.

P, Mahzuro Supianti, Muhammad Dedi Irawan, and Ahyat Perdana Utama. 2022. “Implementasi RAD (Rapid Aplication Development) Dan Uji Black Box Pada Administrasi E-Arsip.” sudo Jurnal Teknik Informatika 1(2): 60–71. doi:10.56211/sudo.v1i2.19.

Pradini, Ayu Giska, and Adjat Sudradjat. 2021. “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Kantor Desa Berbasis Web.” Information Management For Educators And Professionals: Journal of Information Management 5(2): 1. doi:10.51211/imbi.v5i2.1452.

Prasti, Dianradika, Muhammad Idham Rusdi, Ratnasari Kamaruddin, and Siti Jamilah Br Tarigan. 2023. “E-Arsip Persuratan Sekretariat Daerah Kabupaten Luwu.” Bandwidth: Journal of Informatics and Computer Engineering 01(02): 82–89.

Septiani, Noer Azni, and Deden Haitami. 2020. “Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing Dan Chronology System” Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jambi 20(2): 514. doi:10.33087/jiubj.v20i2.936.