Pelatihan dan Pendampingan Penggunaan Aplikasi Absensi Digital Perumdam Tirta Bengkayang

Abstract

 

Sistem atau aplikasi absensi digital telah banyak diterapkan oleh instansi pemerintah, swasta, perguruan tinggi dan instansi lainnya dalam hal ini Perumdam Tirta Bengkayang. Sistem Informasi Absensi Perumdam Tirta Bengkayang merupakan kerangka kerja yang digunakan untuk memudahkan pendataan kehadiran pegawai. Sistem absensi digital yang digunakan pada saat ini  memiliki keterbatasan seperti belum dapat menghitung jam efektif kerja secara otomatis serta belum terdapat fitur untuk mengantur jam presensi secara fleksibel. Dibalik sistem digital yang telah banyak diterapkan tidak menutup kemungkinan bahwa proses pengoperasian dengan fitur dan menu yang ada dapat membingungkan penggunanya. Oleh karena itu diperlukan pelatihan dan pendampingan penggunaan aplikasi agar user dapat mengenali fungsi  fitur dan menu yang tersedia. Tujuan dari pengabdian masyarakat ini adalah penulis akan membantu pihak Perumdam Tirta Bengkayang dalam pelatihan serta pendampingan sistem informasi absensi untuk memastikan sistem berjalan sesuai dengan fungsinya dan dapat dipahami oleh pengguna sistem. Berdasarkan hasil kegiatan pengabdian pelatihan dan pendampingan, bahwa pegawai dan admin dapat mengimplementasikan sesuai fungsi fitur masing-masing sistem. Sedangkan proses pendamping lebih dominan untuk admin, mengingat fungsi fitur yang terdapat pada admin lebih bervariasi, namun tidak membatasi untuk pegawai yang mengalami kendala seperti tiak dapat absen dan lupa password. Adapun masalah yang telah diatasi pada proses pendampingan seperti ekspor dan olah data pegawai dengan menghitung jam efektif masuk kerja menggunakan rumus pada excel. Menambah data admin, membuat dan mempublish pengumuman, serta bukti lampiran check-in dan check-out berupa foto selfie.

 

Digital attendance systems or applications have been widely implemented by government agencies, private companies, universities and other agencies in this case Perumdam Tirta Bengkayang. The Perumdam Tirta Bengkayang Attendance Information System is a framework used to facilitate employee attendance data collection. Behind the digital system that has been widely implemented, it is possible that the operating process with existing features and menus can confuse its users. Therefore, training and assistance are needed in using the application so that users can recognize the functions of the available features and menus. The purpose of this community service is that the author will assist Perumdam Tirta Bengkayang in training and assistance for the attendance information system to ensure that the system runs according to its function and can be understood by system users. Based on the results of the training and assistance service activities, employees and admins can implement according to the function of each system's features. While the assistance process is more dominant for the admin, considering that the function of the features contained in the admin is more varied, but does not limit employees who experience obstacles such as not being able to be absent and forgetting passwords. The problems that have been resolved in the assistance process such as exporting and processing employee data with the calculation of effective hours of work using formulas in Excel. Add admin data, create and publish announcements, and attach proof of check-in and check-out in the form of selfie photos.